Privacybeleid & Cookiebeleid

1. Privacybeleid

POLLY COOP CV ("wij", "ons" of "onze") respecteert uw privacy en verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen. Dit privacybeleid legt uit hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en beschermen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Verwerkingsverantwoordelijke

POLLY COOP CV
Waalkens 11 bus B
9030 Gent, België
KBO: 1026.561.490
E-mail: info@pollycoop.be

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

2.1 Voor coöperanten (aandeelhouders)

• Naam en voornaam
• Adresgegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Rijksregisternummer (voor aandeelhouderschap)
• BTW-nummer (indien van toepassing)
• Bankgegevens (voor terugbetalingen)
• Investering- en aandelengegevens

2.2 Voor websitebezoekers

• IP-adres
• Browser type en versie
• Pagina's die u bezoekt
• Datum en tijd van uw bezoek
• Contactformulier gegevens (naam, e-mail, bericht)

3. Hoe gebruiken we uw gegevens?

3.1 Wettelijke grondslagen

We verwerken uw persoonsgegevens op basis van:

• Contractuele noodzaak: Voor het beheer van uw aandeelhouderschap
• Wettelijke verplichting: Voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden
• Gerechtvaardigd belang: Voor het verbeteren van onze diensten
• Toestemming: Voor marketingcommunicatie (indien van toepassing)

3.2 Doeleinden

• Beheer van aandeelhouderschap en investeringen
• Communicatie over de coöperatie en haar activiteiten
• Uitnodigingen voor algemene vergaderingen
• Naleving van wettelijke verplichtingen
• Verbetering van onze website en diensten
• Beantwoording van vragen via het contactformulier

3.3 Bewaartermijnen

• Aandeelhoudersgegevens: Tot 10 jaar na beëindiging van het aandeelhouderschap (wettelijke verplichting)
• Boekhoudkundige documenten: 7 jaar (wettelijke verplichting)
• Contactformulier gegevens: Maximum 2 jaar
• Website analytics: Maximum 26 maanden

4. Beveiliging van gegevens

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of wijziging:

• SSL-encryptie voor alle dataoverdracht
• Beveiligde servers met beperkte toegang
• Regelmatige beveiligingsupdates
• Toegangscontrole met sterke wachtwoorden
• Gegevensverwerking alleen door geautoriseerd personeel

4.1 Gegevensverwerkers

We werken met de volgende verwerkers die voldoen aan de AVG:

• Supabase: Database hosting (EU servers)
• Netlify: Website hosting (EU servers)
• Resend: E-mail diensten
• Mollie: Betalingsverwerking

5. Uw rechten

Onder de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens we van u hebben
• Recht op rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering: U kunt verzoeken om uw gegevens te verwijderen (voor zover wettelijk toegestaan)
• Recht op beperking: U kunt de verwerking van uw gegevens beperken
• Recht op dataportabiliteit: U kunt uw gegevens ontvangen in een gestructureerd formaat
• Recht op bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen
• Recht om toestemming in te trekken: Voor verwerkingen op basis van toestemming

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@pollycoop.be. We zullen binnen 30 dagen op uw verzoek reageren.

5.1 Klachten

Indien u niet tevreden bent met onze behandeling van uw persoonsgegevens, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

6. Cookiebeleid

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen wanneer u onze website bezoekt. We gebruiken cookies om de website goed te laten functioneren en om uw ervaring te verbeteren.

6.1 Waarom gebruiken we cookies?

• Om essentiële websitfuncties mogelijk te maken
• Om uw voorkeuren te onthouden
• Om de prestaties van de website te analyseren
• Om de beveiliging te verbeteren

7. Soorten cookies

7.1 Essentiële cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website en kunnen niet worden uitgeschakeld.

7.2 Functionele cookies

Deze cookies onthouden uw voorkeuren en verbeteren uw gebruikservaring.

7.3 Analytische cookies

Momenteel gebruiken we geen analytische cookies van derden. Als we deze in de toekomst implementeren, zullen we u hierover informeren en om toestemming vragen.

7.4 Marketing cookies

We gebruiken momenteel geen marketing of advertentiecookies.

8. Cookies beheren

8.1 Via onze cookie banner

Bij uw eerste bezoek aan onze website krijgt u een cookie banner te zien waar u uw voorkeuren kunt instellen. U kunt kiezen om alle cookies te accepteren, te weigeren of uw instellingen aan te passen.

8.2 Via uw browser

U kunt cookies ook beheren via uw browserinstellingen. Hieronder vindt u links naar de instructies voor de meest gebruikte browsers:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Safari
• Microsoft Edge

8.3 Uw keuzes resetten

Om uw cookievoorkeuren opnieuw in te stellen, kunt u de cookiegegevens van onze website in uw browser verwijderen. Bij uw volgende bezoek krijgt u opnieuw de cookie banner te zien.

Reset cookie instellingen

9. Contact

Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacy- en cookiebeleid van tijd tot tijd bijwerken. Belangrijke wijzigingen zullen we melden via onze website of per e-mail aan onze coöperanten. We raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van hoe we uw gegevens beschermen.

Dit privacy- en cookiebeleid is voor het laatst bijgewerkt op 20 september 2025.